Επιχειρηματικές δαπάνες μικρών επιχειρήσεων: τι εκπίπτει και πώς

Για μια ατομική επιχείρηση, έναν ελεύθερο επαγγελματία ή μια μικρή ΙΚΕ, ΟΕ ή ΕΕ, η σωστή διαχείριση των εξόδων είναι από τους πιο απλούς τρόπους να μειωθεί νόμιμα ο φόρος. Δεν αρκεί όμως να υπάρχει παραστατικό. Ο νόμος θέτει προϋποθέσεις, εξαιρέσεις και όρια, και ξεχωριστούς κανόνες για τον φόρο εισοδήματος και για τον ΦΠΑ.

Στο άρθρο αυτό συγκεντρώνουμε τα βασικά, με βάση τον Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος (ν. 4172/2013, ΚΦΕ), τον Κώδικα ΦΠΑ (ν.5144/2024), τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ν. 4308/2014, ΕΛΠ) και τις σχετικές εγκυκλίους.

Ποιες δαπάνες εκπίπτουν

Σύμφωνα με το άρθρο 22 ΚΦΕ, εκπίπτει κάθε δαπάνη που πληροί και τις τρεις παρακάτω προϋποθέσεις:

1. πραγματοποιείται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της,
2. αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή, σε αξία που δεν κρίνεται κατώτερη ή ανώτερη της αγοραίας,
3. καταχωρείται στα βιβλία της περιόδου στην οποία πραγματοποιείται και αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.

Η ΠΟΛ 1113/2015 διευκρινίζει ότι, κατά πάγια νομολογία του ΣτΕ, η φορολογική αρχή δεν ελέγχει τη σκοπιμότητα και το προσήκον μέτρο μιας δαπάνης, εκτός αν αυτό προβλέπεται ρητά στον νόμο. Αν μια δαπάνη πληροί τα κριτήρια του άρθρου 22 και δεν περιλαμβάνεται στον περιοριστικό κατάλογο του άρθρου 23, εκπίπτει.

Ποιες δαπάνες δεν εκπίπτουν

Το άρθρο 23 ΚΦΕ απαριθμεί περιοριστικά τις δαπάνες που δεν εκπίπτουν. Για μια μικρή επιχείρηση, οι σημαντικότερες είναι:

1. δαπάνες για αγορά αγαθών ή λήψη υπηρεσιών αξίας άνω των 500 ευρώ, αν η εξόφληση δεν έγινε με τραπεζικό μέσο πληρωμής,
2. μισθοί και ενοίκια που δεν εξοφλήθηκαν με ηλεκτρονικό μέσο πληρωμής ή μέσω παρόχου υπηρεσιών πληρωμών,
3. οι μη καταβληθείσες ασφαλιστικές εισφορές,
4. πρόστιμα, ποινές και προσαυξήσεις,
5. ο φόρος εισοδήματος και το τέλος επιτηδεύματος,
6. οι δαπάνες ψυχαγωγίας (εκτός αν η επιχείρηση παρέχει η ίδια υπηρεσίες ψυχαγωγίας),
7. οι προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες,
8. οι δαπάνες εορταστικών εκδηλώσεων, σίτισης και διαμονής φιλοξενούμενων, κατά το μέρος που υπερβαίνουν τα 300 ευρώ ανά συμμετέχοντα και το 0,5% των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων.

Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα έξοδά σας

Με βάση τα παραπάνω, μερικοί πρακτικοί κανόνες:

1. Πληρώνετε με κάρτα ή μέσω τράπεζας. Για ποσά άνω των 500 ευρώ, καθώς και για μισθούς και ενοίκια, είναι προϋπόθεση για να εκπέσει η δαπάνη.
2. Κρατάτε χωριστά τα προσωπικά από τα επαγγελματικά έξοδα. Οι προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες δεν εκπίπτουν.
3. Ζητάτε πάντα το σωστό παραστατικό και φροντίζετε να καταχωρείται στην περίοδο που αφορά.
4. Πληρώνετε εγκαίρως τις εισφορές σας.
5. Σχεδιάζετε τις μεγάλες αγορές εξοπλισμού λαμβάνοντας υπόψη τους κανόνες απόσβεσης (βλ. παρακάτω).

Έξοδα γραφείου: καθαριστικά, καφέδες, αναλώσιμα

• Καθαριστικά, γραφική ύλη και αναλώσιμα: για τον φόρο εισοδήματος εκπίπτουν με τις γενικές προϋποθέσεις του άρθρου 22 ΚΦΕ. Ο ΦΠΑ τους εκπίπτει κατά τον γενικό κανόνα του άρθρου 30 παρ. 1 του Κώδικα ΦΠΑ, στον βαθμό που χρησιμοποιούνται για φορολογητέες πράξεις.
• Καφές, νερά και τρόφιμα για το προσωπικό ή πελάτες: ο ΦΠΑ δεν εκπίπτει, αν και μετά από ΔΕΔ που δέχονται την έκπτωση των δαπανών και του ΦΠΑ, αποτελεί μια γκρίζα ζώνη.

Σημειώστε ότι ο μη εκπιπτόμενος ΦΠΑ εμφανίζεται κανονικά στο τιμολόγιο. Απλώς η επιχείρηση δεν μπορεί να τον συμψηφίσει με τον ΦΠΑ των πωλήσεών της.

Αγορά laptop, κινητού και λοιπού εξοπλισμού

Ο εξοπλισμός αποτελεί πάγιο και η δαπάνη του εκπίπτει μέσω αποσβέσεων (άρθρο 24 ΚΦΕ):

1. Ο εξοπλισμός Η/Υ (κύριος και περιφερειακός) και το λογισμικό αποσβένονται με συντελεστή 20% ετησίως.
2. Πάγιο με αποσβέσιμη αξία κάτω των 1.500 ευρώ μπορεί να αποσβεστεί ολόκληρο στο έτος αγοράς (παρ. 7).
3. Η απόσβεση ξεκινά από τον επόμενο μήνα από τότε που το πάγιο τίθεται σε χρήση (παρ. 6).
4. Οι νέες επιχειρήσεις μπορούν να αναβάλουν τις αποσβέσεις τους κατά τα πρώτα τρία φορολογικά έτη (παρ. 8).

Για τον ΦΠΑ, ο φόρος του εξοπλισμού εκπίπτει κανονικά. Αν όμως ένα αγαθό επένδυσης χρησιμοποιείται και για ιδιωτικούς σκοπούς, ο ΦΠΑ εκπίπτει μόνο κατ’ αναλογία της επαγγελματικής χρήσης (άρθρο 35 παρ. 1 Κώδικα ΦΠΑ).
Τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ για laptop, tablet και κινητό. Όταν μια επιχείρηση αγοράζει από άλλη επιχείρηση κινητά τηλέφωνα, φορητούς υπολογιστές, ταμπλέτες ή κονσόλες παιχνιδιών, ο ΦΠΑ καταβάλλεται από τον αγοραστή, εφόσον αυτός έχει δικαίωμα έκπτωσης του φόρου εισροών (άρθρο 45 παρ. 5 Κώδικα ΦΠΑ, πρώην άρθρο 39α του ν. 2859/2000). Ο πωλητής δεν χρεώνει ΦΠΑ στο τιμολόγιο και αναγράφει τη φράση «Άρθρο 45, υπόχρεος για την καταβολή του φόρου είναι ο αγοραστής». Πωλητής και αγοραστής έχουν επίσης υποχρέωση αναφοράς στοιχείων για τις συναλλαγές αυτές. Η ρύθμιση αφορά μόνο αγορές μεταξύ επιχειρήσεων και μόνο όταν ο αγοραστής έχει δικαίωμα έκπτωσης του φόρου εισροών.
Για χειρισμό ΦΠΑ laptop, κινητών, tablet δείτε και εδώ.

Δαπάνες μετακίνησης

Εισιτήρια, ξενοδοχεία και γεύματα κατά τα επαγγελματικά ταξίδια εκπίπτουν για τον φόρο εισοδήματος με τις προϋποθέσεις του άρθρου 22 ΚΦΕ. Η ΠΟΛ 1113/2015 το επιβεβαιώνει ρητά για τα ποσά διαμονής, σίτισης και κίνησης που καλύπτει η επιχείρηση για τους εργαζόμενους κατά την εκτέλεση της υπηρεσίας τους.

Ο ΦΠΑ όμως των δαπανών «στέγασης, τροφής, ποτών, μετακίνησης και ψυχαγωγίας» για το προσωπικό ή τους εκπροσώπους της επιχείρησης δεν εκπίπτει (άρθρο 35 παρ. 4 περ. δ’ Κώδικα ΦΠΑ).

Δαπάνες επιβατικού αυτοκινήτου (ΙΧ)

ΦΠΑ: δεν εκπίπτει ο ΦΠΑ για την αγορά επιβατικών αυτοκινήτων ιδιωτικής χρήσης έως 9 θέσεων, μοτοσικλετών και μοτοποδηλάτων, ούτε για τα καύσιμα, την επισκευή, τη συντήρηση, τη μίσθωση και την κυκλοφορία τους γενικά (άρθρο 35 παρ. 4 περ. ε’ Κώδικα ΦΠΑ). Η εξαίρεση δεν ισχύει όταν τα οχήματα προορίζονται για πώληση, μίσθωση ή μεταφορά προσώπων με κόμιστρο.

Φόρος εισοδήματος:

1. Η αγορά του αυτοκινήτου εκπίπτει μέσω αποσβέσεων. Ο συντελεστής για τα μέσα μεταφοράς ατόμων είναι 16%, για τα μηδενικών ρύπων 50% και για τα χαμηλών ρύπων (έως 50 γρ. CO2/χλμ.) 25% (άρθρο 24 ΚΦΕ).
2. Τα καύσιμα και τα διόδια των εταιρικών οχημάτων εκπίπτουν με τις προϋποθέσεις του άρθρου 22 ΚΦΕ (ΠΟΛ 1113/2015).
3. Αν το αυτοκίνητο παραχωρείται σε εργαζόμενο ή εταίρο, μπορεί να αποτελεί φορολογητέα παροχή σε είδος γι’ αυτόν (άρθρο 13 παρ. 2 ΚΦΕ). Εξαιρούνται τα οχήματα που παραχωρούνται αποκλειστικά για επαγγελματικούς σκοπούς με λιανική τιμή προ φόρων έως 20.000 ευρώ.

Συνεργάτης χωρίς πρόσληψη: ο τίτλος κτήσης

Αν δεν θέλετε να απασχολήσετε προσωπικό, μπορείτε υπό προϋποθέσεις να αμείψετε έναν περιστασιακό συνεργάτη με τίτλο κτήσης (Παραστατικό Παρεχόμενων Υπηρεσιών).

Ποιος μπορεί να αμειφθεί με τίτλο κτήσης. Φυσικό πρόσωπο που, ευκαιριακά και ως παρεπόμενη απασχόληση, πωλεί προϊόντα ή παρέχει υπηρεσίες, εφόσον οι συναλλαγές αυτές στο σύνολό τους δεν υπερβαίνουν τα 10.000 ευρώ ετησίως (άρθρο 39 παρ. 1 περ. β’ ΕΛΠ). Δεν έχει δηλαδή έναρξη δραστηριότητας για τις υπηρεσίες αυτές.

Προσοχή: ο τίτλος κτήσης δεν καλύπτει σχέσεις που έχουν στην ουσία χαρακτηριστικά σύμβασης εργασίας ή έργου. Αυτές υπάγονται στους γενικούς κανόνες ασφάλισης (εγκύκλιος e-ΕΦΚΑ 33/2022).

Ποιος τον εκδίδει. Τον εκδίδει η επιχείρηση που πληρώνει, γιατί ο συνεργάτης δεν έχει υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου (άρθρο 8 παρ. 10 ΕΛΠ). Στο παραστατικό αναγράφονται η ημερομηνία, τα στοιχεία και ο ΑΦΜ του συνεργάτη, το είδος και η έκταση της υπηρεσίας, η αξία και τυχόν φορολογικές επιβαρύνσεις.

Φόρος. Όταν η αμοιβή αφορά τεχνικά έργα, διοίκηση, συμβουλευτικές ή παρόμοιες υπηρεσίες, η επιχείρηση παρακρατεί φόρο 20% (άρθρα 62 παρ. 1 περ. δ’ και 64 παρ. 1 περ. δ’ ΚΦΕ) και τον αποδίδει στο Δημόσιο.

Ασφαλιστικές εισφορές. Σύμφωνα με το άρθρο 75 του ν. 4826/2021 και την εγκύκλιο e-ΕΦΚΑ 33/2022:

1. Οι εισφορές είναι 13,33% για κύρια σύνταξη και 6,95% για υγειονομική περίθαλψη.
2. Υπολογίζονται επί της καθαρής αξίας του παραστατικού, μετά την αφαίρεση του φόρου και τυχόν άλλων επιβαρύνσεων.
3. Βαρύνουν εξ ολοκλήρου τον συνεργάτη. Τις παρακρατεί όμως και τις αποδίδει στον e-ΕΦΚΑ η επιχείρηση, μέσω Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ).
4. Για το 2026, η παρακράτηση ανά παραστατικό δεν μπορεί να υπερβεί τα 185,09 ευρώ για κύρια σύνταξη και τα 65,68 ευρώ για υγειονομική περίθαλψη (εγκύκλιος e-ΕΦΚΑ 4/2026).

Τι χρειάζεται πριν από την πρώτη πληρωμή:

1. Ο συνεργάτης απογράφεται στο Μητρώο του e-ΕΦΚΑ ως «Αμειβόμενος με Παραστατικό Παρεχόμενων Υπηρεσιών» και σας δίνει τη βεβαίωση απογραφής (μέσω της ηλεκτρονικής υπηρεσίας της εγκυκλίου e-ΕΦΚΑ 6/2024).
2. Η επιχείρηση, αν δεν είναι ήδη εργοδότης στον e-ΕΦΚΑ, απογράφεται στο Μητρώο Εργοδοτών.

Με απλά λόγια

Ένα έξοδο «περνάει» στην επιχείρηση όταν είναι πραγματικά για τη δουλειά, έχει σωστό παραστατικό και εάν είναι πάνω από 500 ευρώ, έχει πληρωθεί με κάρτα ή μέσω τράπεζας. Για τα έξοδα του αυτοκινήτου, τα ταξίδια, τους καφέδες και τα κεράσματα, το έξοδο συνήθως μετράει για τον φόρο εισοδήματος, αλλά ο ΦΠΑ δεν συμψηφίζεται. Τον υπολογιστή και το κινητό, αν κοστίζουν λιγότερο από 1.500 ευρώ, μπορείτε να τα «περάσετε» ολόκληρα μέσα στη χρονιά. Αν θέλετε έναν συνεργάτη για λίγες δουλειές χωρίς να τον προσλάβετε, μπορείτε να τον πληρώσετε με τίτλο κτήσης που κόβετε εσείς. Πρέπει όμως να κρατήσετε και να αποδώσετε εσείς τον φόρο και τις εισφορές του.

Πως μπορούμε να σας βοηθήσουμε;

Το γραφείο μας μπορεί να ελέγξει τα έξοδα της επιχείρησής σας, να σας προτείνει πώς να τα οργανώσετε ώστε να εκπίπτουν πλήρως, και να αναλάβει την έκδοση τίτλων κτήσης, τις παρακρατήσεις και την ΑΠΔ για τους συνεργάτες σας.

Θα χαρούμε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Το παρόν έντυπο περιέχει ενημερωτικές πληροφορίες γενικού χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να λαμβάνεται ως μια ενδελεχής έρευνα η οποία να λειτουργήσει ως μοχλός λήψης αποφάσεων. Το λογιστικό γραφείο Lerounis δεν αναλαμβάνει καμία ευθύνη για οποιαδήποτε ζημιά υποστεί οποιοσδήποτε από τη χρήση αυτού του υλικού. Για συγκεκριμένα θέματα, εξατομικευμένες επιλογές και λύσεις θα πρέπει να υπάρχει πάντα η συμβουλή ενός επαγγελματία συμβούλου επιχειρήσεων. © 2026 | lerounis.gr

—